Gestire al meglio tutte le fasi del pasto

La ristorazione sta diventando un settore sempre più competitivo, in cui per avere successo non è più sufficiente garantire ingredienti di qualità. I clienti infatti si aspettano un’esperienza di valore, non solo per quanto riguarda la bontà dei cibi ma in tutte le fasi del processo, dalla prenotazione al pagamento del conto.

Nei prossimi capitoli vedremo qualche piccolo accorgimento per assicurare ai tuoi clienti l’esperienza di valore che cercano.

Il primo approccio al tuo locale: la fase della prenotazione

Il contatto con il tuo locale avviene ancora prima di entrarci, durante la prenotazione. Gestire correttamente e senza intoppi questo passaggio è fondamentale per ogni ristorante che voglia avere successo, soprattutto durante i giorni con il maggior afflusso di clienti.

Continuare a registrare manualmente le prenotazioni presenta diversi limiti che possono influire negativamente sulla percezione del cliente:

• Richiede un utente sempre a disposizione per rispondere al telefono e controllare la disponibilità nel locale
• Include un’alta possibilità di errore umano, con dimenticanze, sovrapposizioni di prenotazioni e il rischio di contrariare i propri clienti
• È un’operazione che può essere fatta solo quando il locale è aperto

Nel contesto moderno è fondamentale automatizzare questa fase: permettere al cliente di prenotare in qualsiasi momento in modo smart il proprio tavolo è la chiave per assicurare un locale praticamente sempre pieno.

Come fare? Digitalizzando l’esperienza.

Le tecnologie che si trovano oggi sul mercato possono semplificare il processo di prenotazione, ottimizzandone i tempi, eliminando l’errore umano e riducendo significativamente il lavoro ai tuoi dipendenti.

Con una piattaforma online a disposizione dei clienti h24, assicuri loro la possibilità di prenotare in qualsiasi momento della giornata, ovunque si trovino, utilizzando il proprio dispositivo.

Grazie all’integrazione diretta con il tuo sistema di cassa, sarà possibile per i clienti riservare solamente i tavoli disponibili e per te controllare le loro prenotazioni direttamente dal punto cassa.

Per evitare il no-show, uno dei grossi problemi delle attività di ristorazione, alcuni sistemi di prenotazione dei tavoli online, come quello integrato con EasyPOS®, consentono di richiedere il versamento di una caparra a conferma della prenotazione.

In questo modo il cliente si impegnerà a presentarsi al ristorante il giorno e l’ora stabiliti. 

Poco prima dell’esperienza: l’importanza di gestire l’attesa

Una volta giunto al tuo locale, è importante saper gestire l’arco di tempo che intercorre tra l’arrivo del cliente e la presentazione al tavolo dei piatti da lui ordinati.

L’attesa deve essere pilotata in modo intelligente: non deve essere troppo lunga, per non far spazientire il cliente, ma è controproducente anche accelerare troppo i tempi, con il rischio di non far godere l’esperienza e dare invece la sensazione si voglia semplicemente far liberare in fretta il tavolo.

Fai consegnare prontamente il menu, oppure permetti al cliente di visualizzarlo direttamente da smartphone tramite la lettura di un QR Code al tavolo, così da ottimizzare anche questa attività.

Alla presa dell’ordine

Al momento della presa dell’ordine, se i tuoi camerieri utilizzano palmari integrati con il tuo software di cassa, sarà possibile guidarli nell’operazione, grazie a funzionalità come:

• Controllo veloce degli allergeni delle pietanze, così da sapere subito cosa proporre a clienti con allergie e intolleranze
• Modifica degli ingredienti direttamente da palmare, nel caso in cui si richiedessero aggiunte o eliminazioni, così da assicurarsi che la modifica arrivi alla cucina
• Suggerimento automatico di pietanze e bevande in base a quanto scelto dal cliente, per fare cross-selling senza sforzo
• Inserimento di richieste obbligatorie, come la cottura della carne, per evitare dimenticanze al momento della presa dell’ordine
• Blocco automatico dei piatti con ingredienti terminati, così da avvisare il cliente in tempo ed evitare malcontenti

Una volta confermato l’ordine e inviato direttamente in cucina, sarà possibile controllare da quanto tempo il tavolo risulta aperto e a che turno di portata si trova, così da intervenire prontamente nel caso in cui le tempistiche risultassero eccessive.

Tutto questo migliorerà di molto l’esperienza del cliente nella fase di ordinazione e attesa dei piatti.

Per semplificare ancora di più l’inserimento dell’ordine ed ampliare l’esperienza del cliente, puoi valutare di renderlo autonomo con l’utilizzo di sistemi self-ordering, come piattaforme web o totem, di cui avevamo già parlato in diversi articoli dedicati.

L’inizio dell’esperienza: l’arrivo dei piatti

Affinché i piatti arrivino al momento giusto e il cliente sia soddisfatto anche di questa essenziale fase del suo pasto, la collaborazione tra sala e cucina deve essere impeccabile.

Primo punto essenziale per raggiungere questo obiettivo è sicuramente una comunicazione efficace, che può essere supportata non solo dall’invio automatico delle comande grazie alla presa con i palmari, ma anche dalla loro gestione in cucina attraverso i Kitchen Monitor.

Si tratta di dispositivi pensati per visualizzare e gestire direttamente le comande da un display dedicato, con diverse funzionalità in più rispetto alle comande cartacee:

• Permette ai tuoi cuochi di controllare l’avanzamento del proprio e di tutti gli altri centri di produzione in caso di necessità
• Le comande che includono modifiche sulle pietanze vengono colorate in modo diverso, così da segnalarle in modo semplice
• La messa in produzione è automatica e calcolata dal software integrato, per permettere ai tuoi dipendenti di concentrarsi solo sul loro lavoro
• È possibile impostare un tempo-limite per la gestione della comanda, al termine del quale questa verrà colorata di rosso per avvisare del ritardo

La qualità delle materie prime e la bontà dei tuoi piatti restano comunque aspetti fondamentali per assicurare la miglior esperienza possibile ai clienti che frequentano il tuo locale, ma con questi accorgimenti otterrai un risultato ancora più soddisfacente, che ti aiuterà a farli tornare sempre più spesso.

A chiusura dell’esperienza: la fase del conto

Per concludere al meglio l’esperienza al tuo locale, anche la fase del conto deve essere gestita in modo accurato.

È importante garantire al tuo cliente un’ampia scelta di metodi di pagamento, soprattutto per le modalità cashless e contactless, così da continuare a tenere elevato il suo livello di esperienza e il suo grado di soddisfazione del servizio.

La tecnologia può essere di grande aiuto anche in questa fase: l’uso di pos o app per pagamenti può ridurre il tempo necessario per gestire il momento dell’incasso, anche in caso di conti separati o “alla romana”.

Per non far scomodare il cliente, alcuni sistemi integrati permettono di richiedere il pagamento del conto direttamente al tavolo, grazie all’utilizzo dei palmari dei camerieri, velocizzando ulteriormente l’operazione.

Abbiamo visto come offrire ai tuoi clienti la migliore esperienza possibile nel tuo locale, in modo da aumentare la sua soddisfazione e la probabilità che torni a sceglierti più volte.

Chiedici come EasyPOS® può migliorare il tuo lavoro in queste fasi e in tutte le altre attività quotidiane.